De persoon die de materialen afhaalt en het aanvraag formulier ondertekend is verantwoordelijk voor het geleende materiaal. Vraag indien nodig uitleg of hulp bij het aankoppelen van het materiaal zodat nodeloze schade vermeden kan worden. Indien bepaalde toestellen toch beschadigd werden, wordt verzocht om dit spontaan te melden. Er mag in geen geval geprobeerd worden om het toestel zelf te repareren, omdat daardoor bv. de garantie op het toestel kan vervallen, of nog meer ernstiger beschadigingen kunnen ontstaan.

Eventuele beschadiging, verlies of diefstal van het ontleende materiaal, hetzij geheel of gedeeltelijk, vallen ten laste van de verantwoordelijke ontlener. De toestellen worden bij het terugbrengen gecontroleerd op eventuele beschadiging.
In geval van schade, die niet bij de controle merkbaar was en slechts door gebruik naderhand tot uiting komt, kan de jeugddienst mits voldoende bewijzen, schadevergoeding van de ontlener eisen. De jeugddienst zorgt voor de herstelling als iets beschadigd is. Die herstellingskosten worden gefactureerd aan de ontlener. Als ontlener mag je zelf geen herstellingen verrichten of iets anders aankoemn. De mogelijke kosten moeten maximum 1 maand na de postdatum van de onkostenfactuur betaald worden. De ontlener wordt verzocht de jeugddienst in kennis te stellen van eventuele tekortkomingen bij de ontleende toestellen. Bij diefstal van geleend materiaal dient onmiddellijk aangifte gedaan te worden bij de politie. Afschrift van deze aangifte dient zo spoedig mogelijk te worden bezorgd aan de jeugddienst.